Excel ade: Warum Sie keine Angst vor der Einführung eines PIM-Systems haben sollten

Wie pflegen Sie Ihre Produktdaten? Mit einer gut strukturierten Excel-Vorlage ließen sich die wichtigsten Eigenschaften Ihrer Artikel erfassen - theoretisch. Wenn Ihr Sortiment eine gewisse Größe erreicht und Sie mehrere hundert Artikeldaten verwalten müssen, sind die Grenzen der Tabellenkalkulation schnell erreicht, denn die manuelle Verwaltung ist aufwendig, unübersichtlich und nicht zuletzt deshalb enorm fehleranfällig.

Die Einführung eines PIM-Systems schafft in diesem Fällen Abhilfe, doch viele Unternehmen scheuen diesen Schritt aus Angst vor der Komplexität der Systeme – zu Unrecht, wie wir finden. Deshalb wollen wir Ihnen in diesem Beitrag einmal zeigen, wie das Perfion PIM die Datenpflege vereinfacht und wie Ihre Daten den Weg in das System finden.

• Single Point of Truth: Das PIM fungiert als zentraler Speicherort für Ihre Produktdaten. Diese lassen sich in nur einem System für alle Verkaufskanäle verwalten und synchronisieren.
• Zeit- und Kostenersparnis: Die zentrale Datenverwaltung reduziert Fehlerquellen auf ein Minimum und reduziert Ihren Arbeitsaufwand erheblich.
• Mehr Umsatz: Die Nutzung eines PIMs führt langfristig zu einer Verbesserung der Qualität Ihrer Produktdaten und so zu mehr Verkäufen.
• Eliminierung von Medienbrüchen: Dass Ihre Daten in einem System gepflegt und über alle Kanäle hinweg ausgerollt werden, sorgt für eine konsistente Datenbasis.

Viele Unternehmen fürchten Investitionen in neue Systeme aus Angst, diese könnten sich nicht rentieren. In diese Kategorie fällt oft auch die Einführung eines Product Information Management Systems, schließlich ist die Implementierung mit einem größeren initialen Aufwand verbunden. Dabei sind nicht nur monetäre Größen im Spiel – Ihre Mitarbeiter benötigen auch einige Zeit, um sich an das neue System zu gewöhnen und es in tägliche Prozesse einfließen zu lassen. Sollte sich die neue Software dann als eine Fehlinvestition herausstellen, wäre der Schaden enorm.

Unserer Erfahrung nach überwiegt der Nutzen der Implementierung eines PIM-Systems die Risiken aber bei weitem. Wenn Sie die Integration als Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens verstehen, verliert diese schnell ihren Schrecken.

Einmal implementiert, kann das PIM als Standardsystem für viele Prozesse fungieren: Es ist dann keine Programmierung mehr nötig. Stattdessen können Ihre Mitarbeiter Artikeldaten eigenständig pflegen und verwalten. Das sorgt für einen Lerneffekt und für mehr Selbstständigkeit innerhalb Ihres Teams. Ihre Entwicklungsabteilung wird entlastet.

Dass Sie mit dem PIM eine Standardlösung für Ihr Unternehmen integrieren, heißt nicht, dass Sie Abstriche bei der Flexibilität machen müssen. Im Gegenteil: Gegenüber ERP-Systemen zeichnen sich PIM-Systeme durch eine höhere Konfigurierbarkeit aus. Ihre Mitarbeiter können für Produkteigenschaften bei Bedarf neue Felder anlegen und konfigurieren (in Perfion werden Felder „Features“ genannt, mehr dazu im weiteren Verlauf). Im Umgang mit den Produktinformationen haben Sie dadurch deutlich mehr Freiheiten als bei ERP-Systemen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie einfach sich Daten in einem PIM verwalten lassen. Als Grundlage dient uns dafür das Perfion PIM. In Perfion wird grundlegend zwischen Items und Features unterschieden. Dabei entsprechen Items dem tatsächlichen, physischen Produkt. Dessen Eigenschaften werden über Features definiert. Features können die verschiedensten Größen abbilden. Nehmen wir als Beispiel einen Kaffeebecher. Typische Eigenschaften wären hier z. B. dessen Farbe(n), Füllmenge, Material sowie Abmessungen wie Höhe, Breite und Tiefe. Auch die Produktlinie oder die Bestellnummer kann und sollte in einem Feature definiert sein.

Feature Typen

Wie an anderer Stelle bereits erwähnt, ist es sehr einfach möglich, in Perfion neue Features anzulegen. Dabei lassen sich verschiedene Typen unterscheiden, die an Variablen aus der Programmierung angelehnt und leicht zu verstehen sind. So erfasst ein Number Feature beispielsweise einen Zahlenwert, während ein String Feature auch Texte verarbeiten kann. Wollen Sie einfach nur das bloße Vorhandensein einer Eigenschaft erfassen (Ja/Nein), dann ist ein boolean Feature Ihr Mittel der Wahl.

Automationen (Actions)

Eine der größten Stärken eines PIM-Systems ist die Automatisierung von Prozessen. In Perfion wird diese über sogenannte Actions realisiert. Ihr Team kann dabei auf eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten zurückgreifen und auch externe Dienste anbinden, zum Beispiel den Google Translator oder DeepL für Übersetzungen. Inzwischen ist es auch möglich, die generative KI von OpenAI anzubinden und einen Produkttext aus vorhandenen Produkteigenschaften schreiben zu lassen. Das spart Ihren Mitarbeitern eine Menge Zeit und verbessert die Qualität Ihrer Produktdaten.

Vererbbarkeit

Eine Funktion, die Ihrem Team seine Arbeit enorm vereinfachen kann, ist die Vererbbarkeit von Features. Sie können Produkte kategorisieren und Features für die gesamte Kategorie vererben. Wenn zum Beispiel definiert ist, dass ein Produkttext über eine Automation ins Englische übersetzt werden soll, lässt sich dieser Befehl für die gesamte Kategorie ausrollen, wodurch alle Produkttexte automatisch übersetzt werden.

Administration

Über die Administration bietet Perfion ein effizientes Rollen-Management, mit dem Sie zu keinem Zeitpunkt Gefahr laufen, dass Nutzer durch zu viele Funktionen erschlagen sind. Sie können die Rechte Ihres Teams einschränken und nur zu den Funktionen Zugang gewähren, die für die Bearbeitung täglicher Aufgaben auch wirklich benötigt werden.

Supplier Portal

Die größte Zeit- und Aufwandsersparnis entsteht natürlich, wenn Sie Ihre Artikeldaten gar nicht selbst pflegen müssen. Dafür gibt es das Supplier Portal. Wenn Sie Ihre Artikel von beispielsweise Herstellern und/oder Großhändlern beziehen, können Sie diesen ermöglichen, ihre Artikeldaten direkt in Ihr PIM einzupflegen. Sie schaffen so eine enge Beziehung zu Ihren Lieferanten und erhalten Ihre Produktinformationen aus erster Hand.

Oft fürchten Unternehmen, dass Ihnen bisherige Investitionen in die Produktdatenpflege verloren gehen. Wenn das bei Ihnen ebenfalls der Fall ist, können wir Sie beruhigen: Ihre Sorge ist unbegründet.

In Perfion kann der Datenim- und -export über Excel-Tabellen erfolgen. Wenn Sie Ihre Produktdaten bisher mithilfe von Tabellen gepflegt haben, lassen sich diese für den Import aufbereiten und als Grundlage für die Implementierung des PIMs nutzen. Perfion fügt sich zudem nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft ein. Wenn Sie bereits ein ERP wie Microsoft Dynamics im Einsatz haben oder Ihre Produktinformationen in verschiedenen Datenbanken verwalten, lässt sich über APIs direkt auf diese zugreifen. Die Synchronisation zwischen Perfion und den unterschiedlichen Datenbanken lässt sich auch automatisieren und zum Beispiel einmal täglich ausführen.

Als führender Perfion-Partner verfügt ESYON hier über Wissen aus erster Hand. Mit unserer Perfion-2-OXID-Lösung (P2O) haben wir bereits eine eigene Integration entwickelt, die es ermöglicht, Perfion an das prozessstabile und besonders anpassungsfähige OXID eShop anzubinden.

Zeit ist Geld. Da ist es nur logisch, dass Sie Ihr PIM so schnell wie möglich implementieren möchten. Erfreulicherweise bedarf es für die Integration keiner endlos-langen Projektlaufzeiten. Einen ersten Piloten können wir in der Regel bereits nach fünf Projekttagen implementieren.

Für die vollständige Implementierung des PIM-Systems sind in der Regel 35 Tage notwendig. Häufig realisieren wir für unsere Kunden auch eine Integration des PIMs in Kombination mit dem Microsoft Dynamics ERP, wofür meistens etwa 50 Tage anberaumt werden.